Adressverwaltung

Produktdetails

Zentrale Adressverwaltung

Egal in welcher Abteilung ein Mitarbeiter tätig ist, ob er im Haus oder mit seinem Notebook unterwegs ist – jeder geschäftsrelevante Kontakt zu einem Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner kann in Weilgut Address gepflegt und später nachvollzogen werden.

Durch die Zuweisung der Adresstypen Vertriebsadresse, Lieferant, Vertriebspartner und Weitere wird die gemeinsame Nutzung ein und desselben Adressmanagements im Unternehmen möglich und dem Nutzer die jeweils passende Eingabemaske mit den erforderlichen Funktionen angezeigt. Die in Weilgut Address integrierte Dublettenprüfung stellt beim Speichern neuer Daten die Eindeutigkeit dieser Adressen sicher.


Aus einem Kontakt heraus kann der Mitarbeitende auf Knopfdruck seine täglichen Briefe und Formulare mit automatisch eingefügtem Briefkopf, Absender und sogar Adresse und Anrede des Angeschriebenen erstellen. Weitere Schnittstellen ermöglichen die Ausführung von Serienbriefen, Listings, Etiketten, Serienfaxen, Serienmails, sowie den Export zu einer Tabellenkalkulation oder anderen Standard-Officeprogrammen.

Dezidierte Adresspflege

Mit Weilgut Address können Sie Adressdaten nach Institution oder Person unterscheiden und damit die Adresspflege optimal gestalten.


Jeder aus einer Institution neu angelegte Kontakt enthält bereits die wichtigsten Unternehmensdaten, so dass nur der jeweilige Ansprechpartner mit seinen spezifischen Personendaten eingepflegt werden muss.

Beispiel: Das Unternehmen Schulz & Co. wird als Institution angelegt, während der Geschäftsführer Schulz und die Projektmanagerin Müller als Personen geführt werden. Selbstverständlich kann der Zugriff auf einzelne Institutionen oder Personen beschränkt werden.


Die Anwendung wird dem Bedarf der unterschiedlichen Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Projektierung, Verwaltung oder Service gerecht: Durch die Zuweisung der Adresstypen Vertriebsadresse, Lieferant, Vertriebspartner und Weitere wird dem Nutzer automatisch die jeweils passende Eingabemaske mit den erforderlichen Funktionen angezeigt.

Eine Vertriebsadresse enthält beispielsweise vertriebsrelevante Informationsfelder wie Adressbewertung, ABC-Qualifizierung, Kontaktplanung und -zyklus, letzter Besuch. Diese sind für einen Mitarbeiter im Einkauf nicht relevant und er pflegt seine Lieferantenkontakte in einer speziellen Eingabemaske für den Adresstypen „Lieferant“.

Filter- und Suchmöglichkeiten


Für die Auswahl von Kontaktdaten stehen Standardfilter zur Verfügung, um Adressen nach Sortierung, Verteiler, Ort, Postleitzahl, Institutionen, Personen oder ID zu selektieren.


Mit Hilfe der Volltextsuche können Sie zahlreiche Parameter für die Filterung von Adressen setzen und die Suchergebnisse so lange reduzieren, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben. Weilgut Address unterstützt Sie im nächsten Schritt bei der Erstellung eines Serienbriefs und vermerkt dessen Aussendung automatisch in den selektierten Kontaktdaten.

Verteiler für jeden Anlass

Je nach Bedarf können Verteiler definiert und bestimmte Adressen referenziert werden, beispielsweise Mailings, Weihnachtspräsente, Marketingkampagnen, Einladung zum Firmenjubiläum. Dabei kommen immer die aktuellen, zentral gepflegten Adress-Datensätze zum Einsatz, sofern sie vom Adresseigner im System regelmäßig aktualisiert wurden. Die Vorlaufzeiten für die Aussendung von Serienbriefen können damit erheblich reduziert werden.

Eine Adresse kann unterschiedlichen Adressverteilern, eine Person kann verschiedenen Institutionen zugeordnet werden. Bei einer Aussendung besteht die Wahlmöglichkeit zwischen dem mehrfachen Versand an die gleiche Person, zum Beispiel wenn diese in verschiedenen Funktionen tätig ist und als solche berücksichtigt, beziehungsweise nicht berücksichtigt werden soll.

Adress-Datenimport und Hostabgleich

Mit den Paketen Weilgut Import und Weilgut ImportForAddress stehen zwei sich ergänzende Bausteine für den Datenimport zur Verfügung. Weilgut Import sorgt auf dem IBM Notes Server für den regelmäßigen Datenabgleich mit Ihren Hostdaten. Dabei werden neue Adressen in Weilgut Address ergänzt, bestehende abgeglichen oder auch Löschungen durchgeführt. Aufgrund des feldweisen Datenabgleichs bleiben dabei alle sonstigen Daten in Weilgut Address erhalten. Umgekehrt kann auch Weilgut Address als das führende Adressenverwaltungssystem im Unternehmen verwendet werden.

Weilgut ImportForAddress ermöglicht dem fortgeschrittenen Anwender den manuellen Import von Adressdaten. Dies können sowohl Daten aus Ihrem persönlichen Namen- und Adressbuch, Microsoft Outlook-Adressbestände, zugekaufte oder sonstige Adressen im ASCII-Format sein. Die Dublettenprüfung verhindert die Übernahme bereits bestehender Adressdaten.

Abruf via Browser und Internet

Mitarbeiter ohne IBM Lotus Notes können über einen Browser im Intranet oder Internet auf die zentrale Adressdatenbank zugreifen und die gewohnten Filter- und Suchmöglichkeiten nutzen.