Projektorientiertes CRM und Projektplanung
Bei Haus Weilgut finden projektorientierte Unternehmen eine individuell gestaltbare Unternehmenslösung für CRM, für die E-Mail- und Dokumentenverwaltung, für das Projekt- und ToDo Management sowie für die Zeit- und Auslagenerfassung.
"Wie kann ich diese Anforderungen mit einem zentralen IT-System abdecken?", ist eine Kernfrage der IT von Unternehmen, die Projekte in Form von Dienstleistungen oder erklärungsbedürftigen Produkten vermarkten. Haus Weilgut hat sich auf die Bedürfnisse dieser Branche fokussiert und bietet integrierte Software-Module an, die diesen Anforderungen gerecht werden:
Der erste Schritt ist die Vereinheitlichung der Adressverwaltung im Unternehmen, die ein professionelles Kundenmanagement im gesamten Unternehmen ermöglicht. Bestehende Systeme werden nahtlos integriert und Adressänderungen in beiden Systemwelten direkt miteinander abgeglichen.
Besonders wichtig für den Vertrieb: ein Lead-, Opportunity- bzw. Forecast-Management und eine integrierte Angebots- und Kalkulationsfunktion. Dabei sind Forecasts für Leads oder Angebote und Kalkulationen möglich. Weitere Funktionen: Erfassung von Besprechungs- und Telefonprotokollen, effiziente Kontaktplanung, Termin-, Aufgaben- und Wiedervorlage-Management, Potenzial- und Umsatzplanung sowie dezidierte Statistiken und Auswertungen für die Vertriebssteuerung.
Zeiterfassung muss so zeitnah und so einfach wie möglich sein: Daher kann ein berechtigter Mitarbeiter jede noch so kurze Tätigkeit per Knopfdruck erfassen - in der Firma oder vor Ort beim Kunden. Vordefinierte interne Workflows führen dazu, dass die erbrachten Leistungen zügiger abgerechnet werden können - damit die Liquidität stimmt und die Produktvität von Projektmanagern und Verwaltung nicht unnötig belastet wird.
Weilgut MindPlan ist die Alternative zu bekannten Projektplanungstools und ist voll in Lotus Notes integriert. Vertriebsmitarbeiter oder Projektmanager können Aktivitäten, Prozesse, Termine und Ressourcen planen und steuern. Besonders in frühen Vertriebsphasen ist die intelligente Mind Map-Funktion ideal für die Angebotskalkulation: Projektthemen können strukturiert erfasst, der Einzelaufwand berechnet und der geschätzte Gesamtaufwand ermittelt werden.
Das Projektmanagement verwaltet im System die Aktivitäten für alle Beteiligten und ordnet Projektdokumente in der Datenbankablage den jeweiligen Projekten und Vorgängen zu. Gantt-Diagramme helfen bei der Zeitplanung von Meilensteinen, Arbeitspaketen, Meetings und Aktivitäten. Standardanalysen und individuelle Auswertungen machen die Überwachung des Projektfortschritts, der Kostenentwicklung und der Ressourcensituation einfach. Zudem unterstützen spezielle Funktionen die Meeting- und Workshop-Planung und anhand eines Gruppenterminkalenders wird der Überblick über alle Termine und Aktivitäten der Beteiligten gewahrt.
Jeder Mitarbeitende bekommt die ihm zugewiesenen Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen aus dem System und optional aus Drittsystemen zentral zusammen gefasst. Mit seinen persönlich angelegten ToDos kann er alles auf Basis modernster Zeitmanagement-Methoden verwalten. Die Handhabung ist spielend leicht: Der Anwender kann sogar seine eingegangenen E-Mails per Knopfdruck in seine ToDo-Listen überführen.
Alle relevanten E-Mails, Dokumente und Daten können mit wenigen Klicks zentral abgelegt und mit einer Kundenadresse verknüpft werden. Durch die gemeinsame Ablage aller Informationen auf dem Server hat jeder zugriffsberechtigte Mitarbeitende im Innen- und Außendienst sofort alle Vorgänge und Dokumente im Überblick, wenn er einen Kundenkontakt im System aufruft. Jede Information ist auf dem Domino-Server sicher aufgehoben und wird per Replikation auf allen mobilen Endgeräten verfügbar gemacht und aktualisiert.
Die Haus Weilgut-Lösungen und Apps haben sich in namhaften Unternehmen bewährt und werden mit modernster Technologie kontinuierlich weiterentwickelt.