Funktionen

Dateiverwaltung

• Private Cloud Storage
• Gemeinsame Ablagestruktur
• Zugriffsberechtigungen
• Team Organisation
• E-Mail Ablage
• Versionierung
• Drag and Drop

Dokumenten und E-Mail Management

• Ablage und Verwaltung beliebiger Dateien: E-Mails, Dokumente, Bilddateien, Scans, Faxe etc.
• Gemeinsames Aktivitäten- und Workflowmanagement
• Umfangreiche Filtermöglichkeiten
• Zentrale Dokumenten-, E-Mail- und Ordnerverwaltung
• Office-Programm-Integration
• Umfangreiche Auswertungs- und Exportschnittstellen
• Zugriffs-Berechtigungskonzept
• Template-Verwaltung
• Elektronische Faxverwaltung
• Schnittstellen für elektronische Ablage jeder Eingangspost

Dokumentenpflege für Ihre Kontakte

• Gemeinsame Adressverwaltung aller Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partner, Anwälte, Hotels
• Zentrale und/oder dezentrale Adresspflege mit Unterscheidung nach Institutionen, Personen, Mitglieder, Gremien
• Verteilerverwaltung und Dublettenprüfung
• Standard- und Individualfilter für die Adressselektion
• Assistenten für die Erstellung von Serienbriefen, -faxen und -E-Mails
• Schnittstellen für Telefonie oder für Adressabgleich mit ERP- oder Fakturierungssystemen
• Exportfunktionen für die Generierung von Tabellen, Listen, Etiketten usw.
• Zugriffsberechtigungen für sensible Adressdaten
• Regelmäßiger Adressdatenabgleich mit dem Zentralrechner durch Weilgut Import
• Datenimport von ext. ASCII-Dateien oder dem Namen- & Adressbuch mit Weilgut ImportForAddress

Zeit und ToDo Management

• Aufgaben einfach anlegen - auch direkt aus einer E-Mail
• Synchronisation von persönlichen Aufgaben und zugewiesenen Projektaktivitäten möglich
• Gemeinsames ToDo-Management
• ToDos terminieren
• Einfache Überwachung von ToDo-Listen mit Terminen, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Aktivitäten
• Bedienungskonzept anhand modernster Zeitmanagement-Methoden
• Prioritäten setzen
• Ihren Posteingang pflegen – oder besser leeren!
• Persönliche Anpassungen möglich

Vorteile

Erzielen Sie eine zentrale, vollständige & sichere Informationshaltung

Weilgut Office sorgt für ein lückenloses, zentrales Dokumentenmanagement und ein integriertes, gemeinsames Aktivitätenmanagement. Jeder Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb, in der Projektierung oder im Aftersales kann E-Mails direkt aus seiner persönlichen E-Mail-Datenbank zentral in einem strukturierten Aktenschrank ablegen.

Informationen sind nicht mehr verteilt auf verschiedene Dokumentenpools wie E-Mail-Datenbanken, Laufwerke etc. Mit Weilgut Office profitieren Unternehmen zudem von einer enorm hohen Sicherheit, bedingt durch die volle Integration in Domino.

Die Ablagehierarchie können Unternehmen flexibel nach eigenen Vorstellungen und den Anforderungen ihrer Branche gestalten. So sorgen standardisierte Ordnerstrukturen, Kategorisierung und Volltextsuche für ein schnelles Auffinden relevanter Daten wie E-Mails, elektronische Daten, gescannte Dokumente, eingehende Faxe, Formulare, Telefonate oder Aktivitäten. 

Im Gegensatz zur Ablage auf Laufwerkenn können Mitarbeiter bei jeder Information den Erzeuger, die Zeit, die Version, den Nutzer, Änderungen und vieles mehr nachvollziehen. 

Durch die Replikation der bestehenden Datenbanken wird gewährleistet, dass der Datenbestand immer aktuell und an allen Orten der Welt zur Verfügung steht. Ein Berechtigungskonzepts sichert die Informationen in den Datenbanken vor unberechtigten Zugriffen. 

Weilgut Office unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter optimal bei der schnellen Abwicklung von Geschäftsprozessen in allen Abteilungen.